Notational Velocityを使ってデスクトップでもユビキタス・キャプチャー
iPhoneでmomoというアプリを使っていて「思いついたことを即メモ」する快感が癖になっています。しかし、iPhoneを手放してMacのキーボードを叩いているときにサクッと即メモするツールがなかなか見あたらなくて困っていました。
Evernoteを使ってみたり、momoのウェブアプリを開いてみたり、メールのドラフトを使ってみたりもしてみたのですが、どうも収まりどころが悪いという気がしていたのです。
そんな折、昨日@discardedbacon さんのこんな呟きでNotational VelocityというMac用のアプリケーションがあることを知りました。そしてさっそく使ってみたところ、これがまさに即メモに適したツールだったのです。
Notational Velocity
http://notational.net/
まず起動すると小さくウインドウが開くので邪魔になりません。ショートカットが豊富でマウスレスで操作できるのも非常に効率的。オートセーブなので保存し忘れた！ということもありません。件名を入れるフィールドとサーチのフィールドが同じなので検索のためにいちいちフィールドを移動する必要もないのもよく考えられています。サーチはもちろんインクリメンタル！ほんと申し分ないです。
コレ、例えば議事録をとったりするのにもちょうど良さそうです。
というわけで常にNotational Velocity を起動しつつ、ちょっとしたメモ、思いつき、Twitterにつぶやけないつぶやきなど、このノートにしまっておくことにします。
こちらの記事もご参考に。
わかばマークのMacの備忘録 : Notational Velocity
MOONGIFT: » 思考を停止させないシンプルで軽快なメモ「Notational Velocity」:オープンソースを毎日紹介
そのToDoリストが抱える問題点
ToDoリストを作るか作らないか、それだけでも大きな違いがあることは間違いありません。しかし、それをどう上手く使うかという点においてもまた大きな違いがあります。
「No List, No Life」。ToDoリストをGTDにうまく活用する方法
この点についてライフハッカーの記事に簡潔にまとめられています。さらにここからインスパイアされてToDoリストの抱える問題点について考えてみました。いずれも自分ができていなかった点です。なので、これからも意識するようこうして記事にしておきたいと思います。
ToDoリストの抱える問題点
- 曖昧である
- 見直されていない
- 目先のことだけしか書かれていない
- リストをつくることが目的になっている
曖昧である
これはリストのアイテムを見ただけでは何を指しているのかわからないようなののは役に立ちません。細分化して動詞を含むタスクに置き換えることが必要です。”You need to break down each noun into tiny little transitive verbs,” というわけです。
見直されていない
いわゆる居座りタスクというやつです。いつまでたってもリストにあって手がつけられていないもの。これはやらないと決めて消してしまうか、小さなタスクに落とし込む必要があります。曖昧だから居残ってしまうというわけで、問題の根っこは同じです。
目先のことだけしか書かれていない
主に命令されたり指示されたことを書き留めておくだけという問題です。確かにそれも無いよりは役に立ちますが、それ以上でもそれ以下でもない備忘メモのようなものです。狭義の意味では確かにToDoリストですが。
リストをつくることが目的になっている
完全なリストを作ろうとしてそちらに熱中してしまう問題です。あくまでリストはやらなければならないことを漏らさずやるべきためのものであって、整理されきれいに分類されたものがいいリストとは限りません。
こうした問題を回避しようとするなら、方法はひとつしかありません。常に自問することです。そしてその自問すべき項目についてもリストにしてしまうことです。
1日は24時間･･･ではない
1日は24時間。私たちはことある毎にこのフレーズを耳にします。しかし、それは言わば総支給額であって、そこから天引きされて実際に使える時間はもっと少ないのが現実です。
例えば睡眠時間を6時間としていると、その前後の1時間を含めて7時間が天引きされます。これで17時間です。さらにそこから食事の時間（朝昼晩でそれぞれ1時間として）を引くと、14時間。さらに通勤時間（片道1時間として）が2時間で12時間。いわゆる団らんやお風呂など家庭で過ごす時間を2時間として10時間。仕事を8時間として残り2時間！
24-7-3-2-2-8=2
もちろん、このようにかっちりと割ることはできません。仕事の8時間とはいえ、その間ずっと手を動かし続けているわけではないからです。正直に言うと気が散って別のことをしている時間だって決して少なくないわけで。食事にしてもそれぞれ1時間もかかっているのかといえばそんなことはなく、あくまで目安として言っている部分があります。
それでも私の場合、本当にリラックスして自由に使える時間は2時間だということがわかりました。朝と夕方、それぞれ1時間で2時間というわけです。
問題は、そうやって割り出した時間をどうやって有効に使うのかということです。振り返ってみると、どうも私はその2時間をTwitterに使いすぎているようです。タイムラインを追うのもそうですし、そこから興味を引いたリンクにとんで記事を読んだり、ブックマークしたりなどの諸々を含めてではありますが。
それも決して全くの浪費時間だとは思わないのですが、もっと有意義に使えないかという気持ちは残ったままでした。そこで思い当たったのが、読書があまり出来ていないということでした。
何でも計測するのが好きな私は1ページを読むのにどれだけ時間がかかるのかを調べてみました。当然本にもよりますが、だいたい読み応えのある本の場合は1ページ1分という結果が出ました。そうすると30分で30ページです。300ページの本だと10日で読み終えるということになります。
というわけで2時間のうち、30分をまず読書に当てることにしてみます。読むときはがつがつと読むのですが、読まない時はまったく読めていないということがあったので、このバラツキ具合をまずはなんとかしようと思っています。そして残りの1時間半をTwitterやブログを書くことに費やすことにします。
スプレッドシートで15分ごとに時間の使い方を評価する
やるべきことがあるにもかかわらず気乗りがしないものだからブラウジングしているとあっという間に1時間たったり。テンションがあがっていないときにはそうした漂流が生じがちです。
対策として時間を見えるようにするという方法があります。タイマーを使って経過時間と残り時間を常に見えるようにしていおくというのも方法ですが、その時間何をしていたかという記録をつけるだけでも漂流を防ぐことができます。
“漂流”との闘い──15分おきに作業記録をつける｜シゴトが楽しくなる！エンジニアのための時間活用術！｜てくらぼ｜パソナテック（PASONA TECH）
こちらの記事では15分毎に作業記録をつける方法が紹介されています。影響を受けやすい私はさっそくこの時間簿をつけることにしました。
時間簿という考え方 « When you were young
3週間ほどつけてみたなかで先週の結果がこれです。
方法としてはGoogle Docsのスプレッドシートを使い、efficientだと言える15分のセルには緑を、distractedだという時間には赤を背景色でつけていくというものです。ちなみに橙は雑用で、藤色はミーティングなどです。そしてセルの中には簡単に何をしていたかを記していきます。私は作業自体や使っていたアプリケーションの名前、案件名などを入れています。後で見返すためではないので記す内容はあまり重視しません。
以前にworktrekというサービスを使い、日ごとのefficientとnot efficientを記録していたのですが、1日だと大きすぎて判断が難しく次第に使わなくなってきました。この15分式時間簿だと判断には迷いません。それまでの15分が効率的だったかどうかはすぐにジャッジできます。
何のためにこうした記録をつけるのかというと1つは自分への警告です。赤が続くと漂流しすぎだということで自分への注意喚起になります。効果としては一日の終わりに緑が多いと満足感が得られるということでしょうか。
また、どういうときにefficientでどういうときにdistractedかということの傾向をつかめるようになります。例えば曜日であったり、時間帯であったり。会議の前と後ではどういう傾向が見られるか。打ち合わせの前や後では？そういったことの検証にもなります。worktrekみたいに統計を出してみると更にいいかもしれません。
15分の4サイクルで1時間というのもいい塩梅です。
自分の時間志向を知る
時間術というとテクニック的なものを想起しますが、この本にはテクニカルなことは書いてありません。もっと大事な「時間とは何か？」ということについての本だからです。目次は次の通り。
第1部 なぜ人によって時間の感じ方が違うのか?(時間とは何か?
時間のとらえ方で人生が変わる
過去―変化する記憶
現在―すべては一瞬で過ぎ去る
未来―活力の源
超越未来―死後の新たな時間)第2部 あなたの時間を再構築する(身体と健康
人生の選択とお金
愛と幸福
ビジネスと政治
理想の時間志向を発達させよう)
第1部で時間の本質についてのwhatで、第2部が「どのようにそれを使うのか」というhowという構成になっています。
時間の本質をとらえるためには「私たちがどのように時間を認識しているのか？」ということが大事になります。それが「時間志向」という考え方で、それは次の6つのタイプがあると言います。
- 過去肯定型
- 過去否定型
- 現在快楽型
- 現在宿命論型
- 未来型
- 超越未来型
自分がいずれのタイプであるのかを知るためのテスト＜ジンバルドの時間志向テスト＞というのもあり、設問に答えていくことで自分の傾向を知ることもできます。
この自分の時間志向を知ることで私はいろんなことが腑に落ちました。例えば「なぜ意見が食い違うのか？」という問題。それは単純にお互いの時間志向が違うからだと言えてしまうのです。また、子供を持つとどうして考え方、ものの見方が変わるのか？若いときにはどうしてああも無計画、無鉄砲だったのか？などなど。
多くの人は若いときに現在快楽型で「今、ここ」のことしか考えません。「今が楽しければそれでいい」というわけです。私も例に漏れずそうでした。音楽に身を浸す、小説に没頭する、などといったことも全て現在快楽型です。
私が結婚して子供を持って変化してきたと感じるのは現在志向から未来志向へとものの見方が変わったからだということもわかりました。とにかく子供と生活していて夫婦で話題になるのは「これからのこと」です。子供というのはとにかく成長が早いわけで、その速さにつられて自分も年を取っていくのが早く感じられてきます。とにかく先のことばかりが心配になり、先のことばかりを考えるようになっています。
このように常に自分の時間志向というのは変化をしており、その変化をコントロールすることによって、より良く生きることができるのだということが今度は第2部で書かれています。
引用したい箇所はたくさんあるのですが、そのなかからひとつ。
感情は現在に存在する。思考は未来に向けて準備をする。（p.188）
考える。思考する。想像する。これらの行為はすべて未来への準備であり、だからこそ重要なのです。考えるということは未来志向の現れでもあると言えます。しかし、未来のことばかり考えてばかりで現在をないがしろにしていては本当に生きていることにはなりません。先のことばかり心配して、子供たちと遊んでいる現在を放棄することはできないように。
つまり大事なのは過去と現在と未来に対する正しい時間志向を持つことだということです。今をないがしろにしているようであれば今を楽しみ、未来のことをないがしろにしているようであれば将来について考える。当たり前にやっていることかもしれませんが、これを意識するのとしないのとで少しだけ何かが違ってくるように思います。
今この瞬間自分はどの時間志向の中にいるのだろう？それが本書を読んで私が常に自分に問うようになった質問です。
創造的な人は負けず嫌い？ 創作活動を得意とする人たちに共通する資質
クリエイティブとは何かと言えば、それは創作です。その創作活動について面白い記事がありました。
この漫画のなかで創作活動をしている人の特徴が述べられているのですが、1つにこういうものがありました。
やったことがなくても「できる」と言う
確かに私が今まで接してきた狭い範囲内であってもこれは確実に言えそうです。例えば前の職場の上司はとにかく打ち合わせで「できます」と二言目には言っていました。それを持ち帰られて、実際に作業するのは私を含めたスタッフだったのでその当時は「また無茶な注文を安請け合いして･･･」と苦々しく思っていたこともありました。
しかし、結果として見てみるとどうかというと実際にできなかったことはひとつもなかったのです。それには次の理由が考えられます。
やれるといった手前「できない」ということが悔しい
「できる」というのは自分を追い込むという面もあります。言った手前なんとかしないといけないと自分にプレッシャーをかけるわけです。もちろん、「軽く請け負ってしまったけど、これ大変だよ、実際」というのがあるわけですが、それでも最後にはなんとかなってしまう。そして、何とかなったときに確実に言えるのはその経験を通して自分が成長したということです。
まとめると次のような人が創作活動に向いているということでしょう。
- 自信家
- 負けず嫌い
こうした特性をもっているがゆえに創作活動に関わる人は周りとの衝突を避けられない傾向にあるのかとも思えなくもないですが。ともあれ、今後の連載も楽しみです。
生産性を上げるための公式
Skill & Focus : Productivity501
Productivity501の記事にインスパイアされて、生産性の公式を考えてみました。
Productivty = motivation * efficiency(skill * focus)
スキルとフォーカスで効率が決まるというのは元記事にあるとおりです。ただ、それだけではなくそこにモチベーションという要素をかけあわせることで、生産性が割り出すことができるような気がします。
図にまとめるとこんな感じです。
つまり、こんな数式を持ち出してきて何が言いたいのかというと、モチベーション次第で生産性は大きく変わるということです。たとえ能力がなくてもフォーカスしてモチベーションを高く持つことで生産性は10倍の差がついてくるのです。
スキルは伸ばすことができます。これは訓練です。フォーカスはどうでしょう。これは環境です。気が散るモノをできるだけいれないようにする。机の上を片付けるなど。これもまた自分でどうにでもできるところです。スキルを身につけて、集中する訓練をすれば自ずと効率はあがるわけです。しかし、それでも100となるか1000となるかはモチベーション次第です。
こうした要素がわかることで生産性が上がらない原因を知ることができるかもしれません。そして自分に何が足りないかも見えてくるのではないでしょうか。
スキルが足りない？だったら学習して訓練することです。フォーカスが足りない？だったら、タスクを整理して集中できる環境を自分で作るべきでしょう。モチベーションが不足している？だったら自分の情熱を知ることです。
不安をなくしてインスピレーションを得る方法
ZenHabitsの記事「不安をインスピレーションに変える方法」がとても興味深い内容でした。というのも、私は常に不安こそが人生最大の敵だと考えているからです。不安を振り払うことができればどんなにいいでしょう。以下、内容をざっと紹介したいと思います。
Survive and Thrive: How to Transform Anxiety into Inspiration
そもそも私たちが不安になるのはなぜでしょうか。不安を呼び起こすものとして特定の思考のパターンというのがあるということです。それは次の5つです。
- 自己不信 Self-doubts
- 未来をコントロールしたいという気持ち Wanting Control of the future
- 自分への期待値が高すぎる High self-expectations
- 失敗することの恐怖 Fear of failure
- 現在にいない Not being present
つまり不安になるのはこうした思考パターンが癖になっているからということです。この思考パターンを変えることができれば、不安を取り除くことができるのではないかということですね。中でも最後のリスト項目がとても重要だと言います。なぜなら、不安になるのは将来のことばかり考えすぎることによって生じるものだからです。なので「今」に集中することで不安な精神状態から反対にインスピレーションを得られる精神状態になることができるということです。
方法が4つあげられています。
- 生活をシンプルにする
- 頭の中にあることをすべて紙に書き出す
- リラックスする方法を学ぶ
- 瞑想する
私もよく不安に思ったり、もやもやとして落ち着かない気分になったときなどはありったけ紙に書き出していくということをします。そうすることで漠然とした不安の実体というものが見えてくるように気はします。リラックスする、瞑想するというのもつまりは精神的な余裕を生み出すためですね。
不安になっているとき、それはどういう精神状態のときで、なぜそうなったのかということをじっくりと考えてみることなのでしょう。ポイントは「今」に集中する。あれこれ考えて不安になるぐらいなら、目の前にある問題を解くことにフォーカスする。そういうことなんだと思います。
大事なのは協力するという発想
この堀内さんの記事に大変共感するとともに思うことがあったので書き留めておきたいと思います。
私も記事の主旨同様に完全分業には否定的です。それは自分の仕事を他人事としてしまうからです。
そもそも分業とは工場での生産性を上げるために考えられた効率化の手法です。流れ作業的に自分の目の前のことをやっていれば、それが最終的に組み合わされて完成品になるという。しかし、このようなパーツに分けてそれを組み合わせてできあがるという発想はどこかおかしいと感じます。
そのような分けることができない仕事というものを考えた時、ふと『世界は分けてもわからない』の「鼻はどこまでが鼻か」という一節を思い出します。
鼻はどこかの工場で製造された機能モジュールではない。別途、作られた後、身体という筐体の特定の部位にガチャンとはめ込まれた、そんな部分品ではないということである。鼻の生成はむしろ全く逆のプロセスなのだ。たったひとつの受精卵が発生とともにすこいずつ形を変えながら分化して形態が形成されていく。そこにあるのは、部品と部品の境界面ではない。連続しながら変化する細胞のグラデーションが存在しているだけだ。
p.114
部分というのは幻想にすぎない、ということをおっしゃられているわけですが、これがまさに仕事における分業だと思うのです。仕事というのは連続しているわけで、そこに営業だとか制作だとかいう区切りも本当はありません。にもかかわらず、いまだに営業と制作というのが対立構造にあったりするのは残念なことです。
もちろん何もかもをすべて一人でやるべきだという主張ではありません。必要な分業は確かにあります。しかし、私はそれを分業ではなく協力だというふうに呼びたいと思います。ひとつの仕事を分けるのではなく、それはそれで属人的に誰かの仕事であるべきです。責任を押しつけるわけではなく、当事者が誇りを持ち、我が事として捉えるには「この仕事はあなたのものです」と明確にした方が良いのではないでしょうか。そのうえで、協力体制を整えるわけです。私があなたの苦手を手伝います、という形です。
分業体制だと、結局分けられた仕事は与えられた仕事でしかなく、自分の責任を果たすというところで完結してしまいます。たとえディレクターやマネージャーがいたとしても、彼らの仕事を手伝うという意識は希薄ではないでしょうか。彼らでさえ、その仕事に対して「自分はディレクションが仕事だ」と割り切っているのであれば尚更でしょう。
プロジェクトを動かすには「思い」が必要です。クライアントの思いであれ、チームリーダーの思いであれ、そこに共感すればこそ協力が可能になります。ひとつの仕事をパイみたく分けていくのではなく、一緒になってパイを食べることが大事なのだと思います。
時間簿という考え方
少し前の新聞の家庭欄に主婦の方へ向けた時間管理法の記事がありました。そのなかで今まで目耳にしてなかった「時間簿」という言葉があり、その記入例というのにインスパイアされたので紹介したいと思います。
紹介されていた時間簿はこういったフォーマットのものでした。
1時間を15分ずつに区切ってあるのと、列に自分と自分以外、割り込みなどがあるのがとても特徴的です。
列には長男や家事といったワードがありますが、これは仕事でいえば上司・部下だったり、タスクという言葉に置き換えることができそうです。
割り込みは、そのまま割り込みですね。
そういうわけで私もこのフォーマットを利用してさっそく自分の時間簿をつけることにしました。方法はいろいろ考えられますが、私はGoogleDocsを使うことにしました。スプレッドシートであればなんでもいいと思います。
今までは手帳である程度同じようなことをしていたのですが、いかんせん手帳だとマス目が大きく15分刻みのものはありませんでした。それに実際にこれをアナログで実装するとなると少なくともA4サイズは必要になりそうです。それでは場所をとってしまうので、これにかぎってはデジタルで管理するのがいいように感じます。
時間簿を意識すると、15分区切りごとに「振り返り」と「見通し」を立てることができます。この15分は何をしたのか、次の15分は何をするのか。また、予定をこのグリッドに入れておけばスケジュール管理もできます。Twitterへの漂流も防ぐことができそうです。
まだ一週間程度試用した段階ですが、この方法自分にはかなりしっくりときました。この1時間何をしてたんだろ？あっというまに時間が過ぎてしまう。そう感じておられる方は是非お試しください。
I love these words. creativity, inspiration, productivity, efficiency, skill, focus, unclutter, organized and "getting things done". And I love Apple, Mac and iPhone. 