When you were young

Seth Godinが編集したWhat Matters NowというフリーのPDFがとても素晴らしく感銘を受けています。数多くの作家やビジョナリーが一つだけ言葉を選んでそれについて1ページずつエッセイを書いてるのですが、その一つに元Lifehackerの書き手でもあるGina Trapaniがいます。彼女はProductivityという言葉を選んで書いているのですが、その内容がとても自分に響きました。この数年来GTDということで「どうすればストレスフリーを実現できるのか？」ということに捕らわれていたマインドを大きく前進させてくれる気がするのです。

その出だしはこうです。

Getting things done is not the same as making things happen.

「事を成し遂げるということは事を起こすことと同じではない」と。つまり、降ってくる槍をいかにしてさばいていくか、インボックスに溢れる大量のメールをいかにさばいていくかというようなことと、真に成すべき事を始めるということは同じではないということです。

タスク管理、プロジェクト管理というのは「現在」にフォーカスがあたっている状態です。GTDではレビューの重要性を強調していますが、それは「未来」にフォーカスをうつすことが大切だからです。
そして、それは「何かをはじめるため」なのです。

Don’t worry too much about getting things done.
Make things happen.

どう片付けるかということばかり気にして受け身で過ごすのではなく、主体的に何かを始めることが大事なのだと、来る2010年を前に改めて思った次第です。

Seth’s Blog: What Matters Now: get the free ebook

報酬主義をこえて (叢書・ウニベルシタス)
アルフィ コーン, Alfie Kohn, 田中 英史

モチベーションについて考えていくと必ずこの一冊に突き当たるのではないか。そのように確信させられる一冊がこのアルフィ・コーンの「報酬主義をこえて」です。

私たちが仕事をしなければならないのは、外発的な動機付けによるものなのでしょうか、それとも内発的な動機付けによるものなのでしょうか？この外発的な動機付けというのが、つまり報酬主義です。ニンジンをぶら下げられ、ムチ打たれて仕事をさせられている。月曜が憂鬱で金曜がハッピーという価値観の根底にあるのは、この報酬主義です。

仕事をさせられている、雇われている。仕事をしなければ暮らしていくことができないから仕方なくやっている。できれば仕事はしたくない。このような考え方はあまりにも一般的であるがゆえにあまり誰も疑問をもちません。

これから働き出すという人にしてもそうでしょう。学生の頃の自由が失われ、自分の時間がもてない。友人たちも忙しくなって今までみたいに会うことさえままならない。などなど。事実私も働き出す時に感じていた鬱屈を思うと完全にこの報酬主義にとらわれていたと言えそうです。

このように仕事に対してネガティブに捉えてしまう原因がつまり報酬主義なのです。コレをしなければアレがもらえない。アレをもらうためにコレをする。どちらにしても動機というものをアレに左右されてしまっているわけです。

この報酬主義は、しかし、仕事に関することだけに留まりません。私たちが生まれ、育てられ、教えられるのがこの報酬主義だからです。子どもに言うことを聞かせる。勉強させる。親が考えるこれらのことは子どもというものはそもそも不完全なものだから、そうさせなければならないと決めつけていることが原因しています。

そうではないのです。子どもは自ら育ち、学び、成長していくのです。親が「成長させた」わけではなく、子どもが自ら「成長した」のです。これが誰かがどうこう言うからという問題ではありません。これこそが自発的な内発的な動機によるものだからです。

報酬主義の問題はどこにあるでしょう。代表的なのは、アレをするとコレがもらえるという時、関心がアレに移ってしまうということです。給料がもらえるから言われたことをする。何をするかは問題ではありません。どうするかも問題ではありません。とりあえず言われたとおりにしていれば給料はもらえるわけですから。

しかし、本当に大事なのはそれをどのようにするのか、そもそも何を解決するのか、成し遂げようとするのかということです。報酬づけられるとそのようなことを考えなくなるというわけです。

On page 195:
仕事を「苦行」ー必要なものを買うためにしなければならない不快なこ と、目的のための単なる手段ーとして捉えるならば、それは間違いだとい うことである。人間は生きるために働くばかりでなく、働くー食物を育て たり、ものを作ったり、問題を解決したりしてーために生きもするのだ。

著者のコーンは「仕事と給料を切り離す」ことを目指していると言います。もちろん現実には「暮らしていくために働かざるをえない」のは事実ですが、だからといって働くということをそのように捉えてしまうこと自体が日々の満足度、幸福度を下げてしまっているのもまた事実です。

目の前の現実をねじまげてポジティブに捉えようということではありませんが、私たちが前提としている考え方、価値観というものがどこに由来していて、本来そうではなくどうあるべきかということを知ることは大事です。

また、内発的な動機付けを損なう教育であったり、社会慣習であったり、そこを改善しなければならないのは言うまでもありません。

以前に記事にも書いたダニエル・ピンクの講演も是非あわせてどうぞ。

モチベーションは報酬にあらず！? 新時代のアプローチが世界を変える « When you were young

この本を読むきっかけを与えてくれたこちらのエッセイも。

生産的になろう（Aaron Swartz のブログから）

やるべきことがあるにもかかわらず気乗りがしないものだからブラウジングしているとあっという間に1時間たったり。テンションがあがっていないときにはそうした漂流が生じがちです。

対策として時間を見えるようにするという方法があります。タイマーを使って経過時間と残り時間を常に見えるようにしていおくというのも方法ですが、その時間何をしていたかという記録をつけるだけでも漂流を防ぐことができます。

“漂流”との闘い──15分おきに作業記録をつける｜シゴトが楽しくなる！エンジニアのための時間活用術！｜てくらぼ｜パソナテック（PASONA TECH）

こちらの記事では15分毎に作業記録をつける方法が紹介されています。影響を受けやすい私はさっそくこの時間簿をつけることにしました。

時間簿という考え方 « When you were young

3週間ほどつけてみたなかで先週の結果がこれです。

方法としてはGoogle Docsのスプレッドシートを使い、efficientだと言える15分のセルには緑を、distractedだという時間には赤を背景色でつけていくというものです。ちなみに橙は雑用で、藤色はミーティングなどです。そしてセルの中には簡単に何をしていたかを記していきます。私は作業自体や使っていたアプリケーションの名前、案件名などを入れています。後で見返すためではないので記す内容はあまり重視しません。

以前にworktrekというサービスを使い、日ごとのefficientとnot efficientを記録していたのですが、1日だと大きすぎて判断が難しく次第に使わなくなってきました。この15分式時間簿だと判断には迷いません。それまでの15分が効率的だったかどうかはすぐにジャッジできます。

何のためにこうした記録をつけるのかというと1つは自分への警告です。赤が続くと漂流しすぎだということで自分への注意喚起になります。効果としては一日の終わりに緑が多いと満足感が得られるということでしょうか。

また、どういうときにefficientでどういうときにdistractedかということの傾向をつかめるようになります。例えば曜日であったり、時間帯であったり。会議の前と後ではどういう傾向が見られるか。打ち合わせの前や後では？そういったことの検証にもなります。worktrekみたいに統計を出してみると更にいいかもしれません。

15分の4サイクルで1時間というのもいい塩梅です。

Skill & Focus : Productivity501

Productivity501の記事にインスパイアされて、生産性の公式を考えてみました。

Productivty = motivation * efficiency(skill * focus)

スキルとフォーカスで効率が決まるというのは元記事にあるとおりです。ただ、それだけではなくそこにモチベーションという要素をかけあわせることで、生産性が割り出すことができるような気がします。

図にまとめるとこんな感じです。

つまり、こんな数式を持ち出してきて何が言いたいのかというと、モチベーション次第で生産性は大きく変わるということです。たとえ能力がなくてもフォーカスしてモチベーションを高く持つことで生産性は10倍の差がついてくるのです。

スキルは伸ばすことができます。これは訓練です。フォーカスはどうでしょう。これは環境です。気が散るモノをできるだけいれないようにする。机の上を片付けるなど。これもまた自分でどうにでもできるところです。スキルを身につけて、集中する訓練をすれば自ずと効率はあがるわけです。しかし、それでも100となるか1000となるかはモチベーション次第です。

こうした要素がわかることで生産性が上がらない原因を知ることができるかもしれません。そして自分に何が足りないかも見えてくるのではないでしょうか。

スキルが足りない？だったら学習して訓練することです。フォーカスが足りない？だったら、タスクを整理して集中できる環境を自分で作るべきでしょう。モチベーションが不足している？だったら自分の情熱を知ることです。

Stopwatch
Photo by wwarby

魅力的なものは時にとても有害です。どんなものでも、加減を間違えれば中毒となり、やがて生活を破綻させることでしょう。過去にもメールやSNSなど多くの危険がありましたが、今もっとも警戒しないといけないものと言えば、Twitterを置いてないのではないでしょうか。

Tame The Beast: How To Use Twitter So It Doesn’t Suck Up Your Time And Attention

こちらの記事ではどうやってこの「怪物」を手なずければいいのかについていくつか紹介しています。ざくっと見てみましょう。

項目は4つです。

1. 制限する
2. 実現したいことが何か明確にする
3. どんな価値を提供している？
4. 気を散らすものは無くせ

制限する
これは実践されている方も多いのではないでしょうか。私も意識してますが、なかなか制限できていません。一番余裕のある、例えば土曜日をTwitterの日としてしまってそれ以外の日はアクセスしないというのも手だと紹介されています。それが無理だとしても、例えば1日のなかで特定の時間のみを自分に許可するというのも手かも知れません。私自身で言えば朝起きてからすぐにTwitterしてしまうのは少しもったいないなと思ってきているところです。夢中になってきたら、なんでもリミットを考えてみるということが大事ですね。

実現したいことが何か明確にする
多くの人がTwitterすることで何を得たいのかをわからないままにつぶやいている、という指摘です。製品を宣伝したいのか、新しい友だちを作りたいのか、興味深い人と交流したいのか。何を得たいのかがわかれば、目的を持ってつぶやくことができるというわけです。

Tweeting for the sake of it is a very easy-but-bad habit to slip into.

Tweetすること自体を目的とすることはとても感嘆だけど、悪い習慣だとも。

どんな価値を提供している？
つぶやく前にそれが価値があるものなのか、意味があるのかをちょっとだけ考えてみてみることで、全体としてTwitterに満足することができるだろうということです。自分にとっても、もちろんフォロワーにとっても。

気を散らすものは無くせ
これはメールの通知なんかもそれですが、ポップアップのように向こうからやってくる類のものは気が散るだけなのだから止めておくに限ります。コントロールの手綱を渡さない。これは基本ですね。

以上、どれも正論すぎて返す言葉がないわけですが、あまり肩肘張ってTwitterやるのも疲れます。目的意識を持つことは大事ですし、価値提供ももちろん良いことなんですが。というわけで4つある助言ですが、実際のところ1と4が基本で、2と3については頭のはしっこにでも置いておけばいいのかもしれません。

とにかく制限、制限。時間厳守。楽しいからこそ、それに溺れないように自分を律することが大事かと思います。

Chunks
Photo by kojach

細切れの時間を有効に使える仕事と、ある程度のまとまった時間を必要とする仕事。ふたつの異なるタイプの仕事があり、どちらがより重要かと言えば、それは後者のまとまった時間を必要とする仕事です。しかし、現実にはなかなか集中した時間というのはもてないものです。ミーティングがあったり、緊急の用件がはいってきたり、メールや電話など集中力を邪魔するものはきりがありません。

では、どうすればまとまった時間を作り、仕事を効率的にすることができるのでしょう。WebWorkerDailyに仕事をそのコツが紹介されていました。抜粋でまとめてみたいと思います。

How I Work In Chunks
http://webworkerdaily.com/2009/09/05/how-i-work-in-chunks/

ミーティングをまとめる
ミーティングというのは曲者です。結構な時間をとられるものですし、ミーティングの後はすぐに自分のペースに戻ることができません。なので、月曜日なら月曜日というふうにすべての必要なミーティングを一日に集中させるというのがコツだということです。そうすれば、残りのウィークデイにまとまった時間が作れます。
確かに複数のクライアントを抱えていて、それぞれとミーティングが必要だとすればまとめて一日でしてしまうのがいいですね。その日はミーティングデイと割り切ってしまうのもいいかもしれません。

早起きする
これはよく言われることですが、とにかく邪魔が入らないことが最優先されることです。クリエイティブワークの場合、夕方から本気モードになる方も多くいるように思います。日中はとにかく集中できないというのがその理由でしょう。これを朝に持ってくるか、夜に持ってくるかはその人のライフスタイルとの兼ね合いもあるでしょうから、どちらがいいとは一概には言えないところかとも思いますが、個人的には朝の方が集中できる気がします。

仕事以外もまとめる
ジムと昼食をワンセットにして11時から2時間の枠をとるということです。昼休憩はなにも12時からでなくてもいいわけです。時間をずらせば混雑もさけられるのもいいところです。それにある程度気分転換できる時間をいれることで、午後からリフレッシュした気持ちで仕事ができるということです。

仕事をまとめる
クライアント別にまとまった時間を作っておくということです。これも当然と言えば当然なのですが、それをスケジューリングしておくことが大事ですね。この日の何時から何時はクライアントAの仕事について集中する、というふうに決めておくのが良さそうです。後は、これもよく言われることですが、メールやTwitterなんかも15分というふうに時間を区切って目を通すというふうにするのがいいのでしょう。これにはタイマーが必須です。

柔軟に考える
そうはいっても、なかなか思ったとおりにはならないのが現実です。他人の時間軸にもあわせないといけません。柔軟性を持たせておくことは大事です。あんまりきっちりと枠決めしてしまうと、破綻してしまいがちですよね。

とにかく自分の仕事のタイプが集中力を必要とするタイプのものであれば、自分自身のタイムスケジュールを持たないといけないということかと思います。それにはまず自分の傾向を知ることかとも。自分の絶好調を知ることができるのは自分以外にないのです。

仕事の環境も大事です。自分のペースで仕事時間を組み立てられるような柔軟な仕事環境があれば言うことなしでしょう。

他人と同じように仕事を開始して、同じように休憩をとる。同じように週5日働いて休日を2日とる。こういったワークスタイルこそが今や創造性の障害になっているのではないかと思います。集中して仕事をするということは言い換えれば没頭して仕事をするということです。それは楽しみがないとできないことです。

自分のペースで楽しみながら、没頭して仕事ができればきっと充実した人生がおくれるのではないでしょうか。

やろうと思ったことの半分もできていない。そんな不満足感とともに1日を終えてしまうことは少なくありません。どうしたら、やるべきことを全てやり終えてすっきりとした気持ちでその日の終わりを迎えることが出来るのでしょうか。

時間管理が重要だ。ToDoリストを作って優先順位を守ってやりとげることだ。そうは言ってもそれで全ての問題が解決するわけではありません。

では、どうしたらいいのでしょう。HarvardBusiness.orgに1日18分プランニングすることによってうまく1日を運ぶ方法について記事がありました。

An 18-Minute Plan for Managing Your Day – Peter Bregman – HarvardBusiness.org

大きく3つのステップがあるとのこと。

• STEP 1 (5 Minutes) Set Plan for Day.
• STEP 2 (1 minute every hour) Refocus.
• STEP 3 (5 minutes) Review.

1日の開始時点で5分、1時間毎に1分（9 to 5として8時間なので8分）、1日の締めに5分で18分というわけです。以下ざっと要点のみを適当な意訳でまとめてみます。

ステップ1
まず1日の始め、コンピューターの電源をつける前にプランをたてます。どうしたらその1日を成功に導くことができるのか考えます。その日の終わり、やりとげたことで満足できるのは何かということをリストに書き出します。
大事なのは、それに時間枠を当てはめるということです。大事なのは「いつ、どこで」それをするのかを決めてしまうことです。

ステップ2
1時間毎にアラームをセットして、それが鳴ったら深呼吸してリストに目をやります。そして「この1時間自分は生産的だったか？」と自問することです。そしてまた次の1時間をどう使うかについて自分にコミットします。

ステップ3
コンピューターの電源を落として、1日を振り返ります。どんな仕事をした？何にフォーカスした？気が散ってしまったのはどこで？明日以降もっと生産的になれる方法を学んだ？

The power of rituals is their predictability. You do the same thing in the same way over and over again. And so the outcome of a ritual is predictable too. If you choose your focus deliberately and wisely and consistently remind yourself of that focus, you will stay focused. It’s simple.

儀式のいいところは何をすればいいのかが自明なところです。儀式の結果、どうなるかも自明です。何にフォーカスするのかを真剣に考えればそのことを忘れないでしょうし、その結果フォーカスすることができるのです。簡単なことです。

というわけでこの18分マネジメント、さっそく今日から習慣化にチャレンジしてみます！

yeah, that’s right
Photo by zappowbang

生産性を下げている本当の原因はどこにあるのか？思うように仕事がはかどらなかったり、充実感が満たされなかったりすると、そのような疑問に頭を支配されます。

生産性を下げる原因は多くの場合、モチベーションの低下にあります。人間、モチベーションが高まっているときに邪魔するものはないからです。
それでは一体なぜモチベーションが上がらないという状態になるのでしょうか。理由はいくつかあるでしょうが、納得感の欠如が大きいのではないかと思います。

どうしてそれをしないといけないのか？どうしてこのようにやる必要があるのか？それで本当に成功するのか？やりかたが間違っているんじゃないか？このような疑念があるとモチベーションの低下に拍車をかけるだけです。納得できていないことをやらせようとしても無理があるのは、例えば子どもに「勉強しなさい！」と口やかましく言うことと似ています。なぜ勉強する必要があるのか？勉強するにはどういう方法がベストなのか？そういうことに納得できていないとモチベーション（学習意欲）が上がらなくて当然です。

納得できていないとモヤモヤと気分が晴れません。こんなことをしていていいのか？もっと正しいやりかたがあるのではないか？そもそも目的が間違っていないか？などなど。そうすると脳はそのことばかり考え続けるようになり、本来働かせるべきところが動かなくなります。これがモチベーションの低下した状態です。

解決するには自分がやるべきことに納得感を持つ以外にありません。そのとき「とにかく言われたんだから」ということで納得するのも方法ですが、それでできることは限られています。言われた以上のことはしないようになりますし、集中できる時間も短いものになるでしょう。しかたがない。とにかく言われたんだからやっておこう、というのでは生産性が発揮されているとは言い難いのです。

納得して自分で行動するための鍵となるのは自主性です。自ら決めてやる。これ以上に納得してできることはありません。少しでも自主性ということに関心があるのならば尚更納得できないことをやり続けることはできないでしょう。

ブログを書くということを責務として課せられても自主的に「書きたい！」と思っている人には適わないのと同じです。やりたいことをやる。そうした自主性こそがモチベーションの向上につながっており、結果生産性を向上させるのではないでしょうか。

Run Stella Run
Photo by jonhurd

生産性の問題を追及していくと必ず突き当たるのがモチベーションの問題です。組織の運営論でも同じで、行き着くところは「いかに彼らのモチベーションをあげるか？」ということ。

そのため、どうやったらモチベーションをあげることができるか、維持していくことができるかということをテーマに様々な本が書かれています。

人はどういう時に一番モチベーションを感じることができるのか。モチベートされるのか？自分のこととして考えてみると答は実にシンプルであることがわかります。

自分の意思で自分の思ったとおりにやる

これだけではないでしょうか。命令されたり、指示されたりしてモチベーションがあがることはありません。自分のためであれ、誰かのためであれ、それを命令しているのが自分であれば不満を言うことはできません。なぜなら、それをすると決めたのは自分自身だからです。

しかし、問題はそれが真実として、組織とどう折り合いをつけていくかということではないでしょうか。組織というのは命令系統です。言われたことをやる。やらなければならない。そうやって歯車として機能していくことを求められるのが組織です。そこでは自分の意思で自分の思ったとおりにやることは多くの場合許されません。そのため、組織では多くの場合モチベーションの低下に悩まされることになるのです。

では、どうすればいいのでしょう？組織で働きながら、それでも自主性を失わず、自分の思ったとおりにするには？

ひとつには自ら組織を作ることでしょう。そして、組織のメンバーで「どうすればモチベーションを保ちつつ仕事ができるか？」について合意するということ。もうひとつは組織を変革すること。その際にも欠かせないのが「どうしたらモチベーションを感じながら現状の仕事に取り組めるか」ということについて意見の一致があることでしょう。

大事なのは組織のメンバーがやる気を出すこと。情熱を惜しまず仕事に取り組めるかどうかということ。効率、ルールも大事ですが、そうしたところでモチベーションによって得られる生産性向上の効果にはかないません。

プロダクティビティの話題で必ず出てくるワードといえば「気を散らすもの」という意味のディストラクション distraction です。言わばディストラクションはアテンションの敵なわけです。

このディストラクションをいかに減らして、アテンションを獲得するかということについては精神力も大切でしょうが、そもそもディストラクションのある環境というのが問題です。そして、ネットが接続されている現代の職場環境というのはそれはもうディストラクションに満ち満ちていると言えるでしょう。

そこで今日はMacのディストラクション・リムーバーなアプリケーション、その名もConcentrateを紹介したいと思います。

Concentrate | Mac App | Eliminate Distractions
http://getconcentrating.com/

Concentrateは活動状況にあわせて必要なアプリケーションだけを表示して視界をクリアにしてくれるだけでなく、ブラウザで特定のサイトへのアクセスを禁止してくれるという機能を持っています。また、チャットのステータスを変更してくれたりも。メニューバーにタイマーをカウントしてくれるのも便利です。

このアプリ、特段画期的というわけでもないかもしれないのですが、とにかくアイコンがジューシーでこれを見るだけでもやる気が湧いてきます。

簡単にセットできるので、集中したい時にはConcentrateしたいと思います。

ちなみにdestructionは「破壊」ですね。