When you were young

To-do list book.
Photo by koalazymonkey

ToDoリストを作るか作らないか、それだけでも大きな違いがあることは間違いありません。しかし、それをどう上手く使うかという点においてもまた大きな違いがあります。

「No List, No Life」。ToDoリストをGTDにうまく活用する方法

この点についてライフハッカーの記事に簡潔にまとめられています。さらにここからインスパイアされてToDoリストの抱える問題点について考えてみました。いずれも自分ができていなかった点です。なので、これからも意識するようこうして記事にしておきたいと思います。

ToDoリストの抱える問題点

1. 曖昧である
2. 見直されていない
3. 目先のことだけしか書かれていない
4. リストをつくることが目的になっている

曖昧である
これはリストのアイテムを見ただけでは何を指しているのかわからないようなののは役に立ちません。細分化して動詞を含むタスクに置き換えることが必要です。”You need to break down each noun into tiny little transitive verbs,” というわけです。

見直されていない
いわゆる居座りタスクというやつです。いつまでたってもリストにあって手がつけられていないもの。これはやらないと決めて消してしまうか、小さなタスクに落とし込む必要があります。曖昧だから居残ってしまうというわけで、問題の根っこは同じです。

目先のことだけしか書かれていない
主に命令されたり指示されたことを書き留めておくだけという問題です。確かにそれも無いよりは役に立ちますが、それ以上でもそれ以下でもない備忘メモのようなものです。狭義の意味では確かにToDoリストですが。

リストをつくることが目的になっている
完全なリストを作ろうとしてそちらに熱中してしまう問題です。あくまでリストはやらなければならないことを漏らさずやるべきためのものであって、整理されきれいに分類されたものがいいリストとは限りません。

こうした問題を回避しようとするなら、方法はひとつしかありません。常に自問することです。そしてその自問すべき項目についてもリストにしてしまうことです。

New iPhone
Photo by johanl

かれこれiPhoneを使い出してから10ヶ月になり、もはや携帯でどのように文字を入力していたのかさっぱり思い出せなくなっています。

私はこれまで携帯電話を積極的に使ってきませんでした。特にインプットデバイスとしてはどうしたってキーボードで入力した方が速いじゃないかというスタンスを崩すことはなかったように思います。携帯で高速文字入力することに魅力を感じていなかったのです。携帯でメモをとるということにメリットを見いだせないでいました。

なので基本的に文字を打つということはすなわちキーボードをたたくということで、それ以外を考えることすらありませんでした。

iPhoneでも当初Qwerty配列のフルキーボードを使っていましたが、なにかのきっかけでフリック入力をやってみてから徐々にフリック入力に慣れてくると、非常に快適に文字入力できるようになってきました。

片手で楽に文字入力ができるようになったことで一気にiPhoneの有用性というものが高まってきたように思います。実際、片手でいくらでも容易に文章を打てるようになると歩きながらであろうと止まることなく頭の中にある言葉を吐き出すことができるのです。これはさすがに手帳とペンでは無理です。

歩きながら思いを巡らし、頭に浮かぶ言葉を片手でiPhoneのメモに入力していく。バッテリーがある限り、思考を漏らすことなく落とし込むことができるわけです。これこそ、ユビキタス・キャプチャーじゃないかと、それまでロディアやモレスキンでも実践してきましたが、キャプチャーする頻度がまるで違います。

ポケットの中のインターネットというふうに情報端末として語られるiPhoneですが、私はむしろ情報閲覧ができないとしてもインプットデバイスとして非常に優れていると感じています。

ちなみに使っているのはmomoというメモアプリです。時系列でどんどん入力していくことができるので快適です。

「全てを手帳に記録する」、ユビキタス・キャプチャーの実践 | Lifehacking.jp

momoで人生のデータベースを « When you were young

もっと前から、いや最初からこうしておけばよかった。学習の過程でそう思うことは多々あります。今日、先週に引き続いてノートを使って週次レビューをやってみてそう思いました。今までウェブアプリやMacのソフトウェアをあれこれ試したのはなんだったんだろうかと。

実はGTDをかじりかけのころ、モレスキンを使ってリストを作ったことがあるのですが、そのときは「書くのが面倒だ」「字がきたなくていやだ」といった感情を持って続かなかったことがあります。多くの人がアナログの方式を避けるのはこうした理由じゃないでしょうか。それは認めます。なにもかもデジタルでPCで管理しているのだから今更ノートにペンで書くなんて時代に逆行しているじゃないかと。

しかし、色々と試していった結果、私は今のノートを使ったやり方が一番しっくりくるように思うのです。灯台もと暗しというやつです。

では、なにがそんなにノートを使うやり方がいいのか？
ポイントは2つあるように思います。ひとつは俯瞰性、もうひとつはコミットメントです。

俯瞰性
こういう言葉があるのかどうか不明ですが、要するにノートはとても「俯瞰しやすい」のです。これにもポイントがあって、プロジェクトのリストなどは切り離した方がいいです。そうやって切り離したページを並べると全体が見えてきます。これはデジタルではありえなかった感触です。フォーカスする前に俯瞰する。Perspectiveを得てControlするというわけです。

コミットメント
書くという行為は面倒です。しかし、面倒なことをした方が自分への約束強度が高まります。デジタルだとあまりにも手軽に先延ばしマークをつけたりすることができるので非常に自分への約束強度が弱い気がします。

なんでもそうですが、投入するコミットメントが大きいほど、それを破ることに抵抗が出てきます。ノートを買ったから何か書こうとか、ランニングシューズを買ったんだから走ろうとか。投入した分を取り戻さないとと思うわけです。あまりにもコミットメントが小さいと（気軽にできてしまうと）それを取り戻すだけの行動が生まれてこないように思うのです。書くという行為はキーでタイプするという行為よりもはるかに面倒です。だからこそ、コミットメントの強度が出てくるように思います。

また、ノートを使ったGTDは非常に工夫がしやすいという点もあげられます。このあたりについてもまた記事を書きたいと思います。

この数年ずっと習慣にしたいと思いながらも、習慣化していないもの。私にとってそれはGTDの週次レビューです。なぜ習慣化しないのか。原因は数あると思うのですが、それはさておき再度まじめに取り組んでみようと思いました。

今までタスクリストの管理をウェブやマックのアプリケーションで行っていたため、基本的に会社で週次レビューを行っていました。そもそも、それが間違いだったように思います。つまり、週次レビューの対象は会社のプロジェクトだけじゃないのです。また、いくら周囲が私のことを放っておいてくれるとはいえ、職場というのはリラックスできる状況ではありません。まず、「どこで週次レビューをするか？」ということを考え直す必要があったのです。

では、家でやればいいじゃないかというとまたそれも違います。家では逆にリラックスしすぎるのです。週次レビューしようという気がおきにくいのです。リラックスできて、かつリラックスしすぎない環境を用意することがまず最初にやるべきことだということです。

つまりサード・プレースだというのが結論。つまり、スターバックスですね。ということで、金曜日の会社帰りに寄ってみたのですが週末はやはり人が多いですね。ゆっくりと落ち着ける場所を探すことが大事だと痛感しました。そういう場所さえ確保してしまえば、週次レビューの習慣化への大きな一歩だと。

次に職場を離れ、家でもないところで週次レビューをするとなると、リストをどうやって参照するかということになります。ノートパソコンでももっていればいいのですが、まだまだMacBookは私のウィッシュリストに鎮座しています。iPhoneという手もありますが、結論としては普通の紙のノートということに落ち着きました。

携帯できないツールを選んでしまっていたことが私のGTDの失敗のもとだったように思います。携帯できないがゆえに場所に縛られ、リラックスしながらしすぎないという第三の領域を確保することができなかったわけです。

そういうわけで昨日の金曜日はノートを持って結局ドトールに行ったのですが、週次レビューかなりはかどりました。手順も「ストレスフリーの整理術」を参照しつつ厳密に行いました。今まで独自解釈を繰り返しレビューをやっていたのも良くなかったのだと思っています。何事も基本が大事。我流にいくまえにきちんと型を身につける必要があるというのも最近感じるところの多い点です。

もう何度目になるかわかりません。またしてもGTDをリブートします。3年前にRemember The Milkから初めて、最近ではMacとiPhoneでThingsを使い、それもダメで現在はTaskPaperというMacのアプリを使っています。

結局、シンプルが一番だという結論に辿りつきつつあるのですが、最近根本的な問題に気がつきました。結局、ウェブアプリケーションを使うにしろ、Macのアプリケーションを使うにしろ、紙のアナログのノートには敵わないんじゃないかということです。

ということでまた表にまとめてみました。○を2点、△を1点として総合点をつけてみたところ、やはりノートが一番です。

以下、ポイントとなるところを考えてみます。

可搬性
持ち運べるかどうか、ですね。ウェブはネットに繋がってさえいれば見られますし、MacのアプリケーションにしてもTaskPaperなんかはファイルをDropboxに入れておけば家であろうが職場であろうが見ることはできます。
ですが、例えば打ち合わせだとか、家であっても妻との会話なんかのシーンでリストを見れないというのは時々不便です。打ち合わせの席でタスクを追加していけばそれだけで済むのに一旦メモしたものをデスクに戻って入力しなおさないといけません。この点、やはりノートは便利でないかと思うのです。

即時性
持ち運べるかどうかとも関係しますが、すぐその場で見たり書いたりできるかということですね。やはり「いつもでもどこでもすぐに」というのは重要です。

一覧性
可搬性と即時性を考えるとiPhoneが最高かと思っていました。ですが、欠点があります。それはリストを一覧で見られないというところ。つまり、行動リストを作るときプロジェクトリストとかsomedayリストとかを見ながら関連性だとか全体を俯瞰したりすることで見えてくるものがあるのですが、そういうのはやはりリストが目の前に一望できないと難しいということです。ちょっとした買い物リストとかであれば便利なんですけど。

追加性・整理性
ちょっと無理矢理な言葉ですが、要は追記しやすいか整理しやすいかということです。私はこの点を今まで最重要視してきました。ノートでやろうとしたこともあったのですが、整理しにくいという不満を乗り越えることができなかったのです。多分それは今でもそうなのですけど。

なぜ可搬性を重視したい気持ちに変わったかということですが、結局家で何もできていないということに気づいたからです。圧倒的に毎日職場で過ごす方が多いのでそっちにばかり気が取られていたように思うのです。大事なのは2割の方で、それは私にとっては家で過ごす自分だけの時間だということに気づいたというわけです。

しかし、MacでToDoを見ることは今までほとんどありませんでした。それはなぜかというとなんとなく職場中心のToDoになっていたため、それをプライベートに持ち込みたくなかったのです。また、家でMacを立ち上げるとどうしても違うことに気が行ってしまうということもあります。それに家でのタスクは何もMacが中心というわけでもないのです。

あと、週次レビューを職場の外でしたいと思っているということがあります。リラックスした状態で優雅にレビューしたいからです。その場合もやはり持ち運べないといけません。

というわけで今日はちょうど金曜日。仕事帰りにカフェ（！）によってレビューしたいと思います。

そういえば3ヶ月前にも同じようなことを書いていました。
GTD再考 – アナログかデジタルか？ « When you were young

最近GTDから距離を置いていたのですが（要するに週次レビューをさぼっていたといことです）昨日Lifehacking.jpのTwitterを使ったGTD週次レビューに参加し、改めてGTDのフレームワークの魅力を感じています。

GTDやライフハックということに興味を持ちだしてからかれこれ3年が経ちます。その間にいくつもの書籍・記事を読んだり、いくつものアプリケーションを試したりして現在に至るのですが、週次レビューは身につかないままです。

週次レビューについてもこういうふうに進めたらいいのだろうと頭では理解したのですが、大事なのはそれを1回経験することなのだということを思い知らされました。

それも独自の解釈でやるのではなく、コーチングというか指導を受けながらやるのが格段にいいということです。（先日の堀さんの記事にもあるようにマインドマップについても同じことが言えそう）

Twitterでの週次レビューは参加者のリアルなつぶやきが飛び交い、実際に集まってやるよりも疑問や戸惑いが表出しやすいという利点があったように思います。

そうした疑問や戸惑いにすばやく的確なアドバイスをいれる堀さんがまた非常に場を盛り上げていたことは言うまでもありません。

また、時間を限定して集中してステップをこなしていくというスタイルも非常に新鮮でした。週次レビューで30分とか1時間を割り振って実行したりもしたことがあるのですが、どうしてもひとつのプロセスに大きく時間を使ってしまいがちでした。収集をやり出したら、それだけで30分とか1時間が経つのです。プロセスに分けて、それぞれにデッドラインをもうけないと結局全体として遅延してしまうというのは仕事でも言えるところ。

タスクは細かくして、その細かいタスクに対して時間を設定する、そしてその短い時間にアテンションを集中する。タスクを分解してリストにする意味は実行する時のアテンションを維持するために必要だということかと。

途中離脱してしまいましたが、非常に有益な時間でした。なかなか簡単に本場のGTDのコーチングを受けることはできないですが、想像するにその効果は計り知れないという感じがします。

是非とも第2弾を期待しています。

Twitter 上の GTD レビュー大会、Tweekly でわかったこと | Lifehacking.jp

Twitter / Search – #lhjp

TaskPaper — Simple to-do list software
http://www.hogbaysoftware.com/products/taskpaper

最近、タスク管理にTaskPaperを使ってみています。早くも手放せないくらいに気に入ってしまっているのですが、その理由を考えてみました。

1. ショートカットが豊富
2. デスクトップの隅っこにおいておいてもタスクが見やすい
3. テキストファイルなので他のアプリケーションとの連携が楽
4. 階層化で適時タスクのブレイクダウンが可能

ショートカットが豊富
まず、ショートカットです。Thingsでは左の主要メニューに対してはショートカットで飛べるのですが、プロジェクトの中の項目だとか、タグについてはショートカットがありません。なので基本クリックで移動するわけですが、これが結構面倒だと感じていました。TaskPaperはほぼすべてショートカットで操作が可能です。特にタグの移動が快適です。

デスクトップの隅っこにおいておいてもタスクが見やすい
Thingsなど他のツールで不満だったのは設定したタスクを常にデスクトップの参照可能なところにおいておけないということです。他のアプリケーションに隠れてしまうのです。私は常にデスクトップに時計を置いて作業をしているのですが、そんな感じで常に目に入るところにタスクリストを置いておきたいと思っていたのでTaskPaperでようやくそれが実現しました。常に今日中にやらなければならないタスクを目に入れることで進路を誤らずに済みます。

テキストファイルなので他のアプリケーションとの連携が楽
TaskPaperは見た目にテキストファイルと変わりありません。実際データはテキストファイルに格納されているので、例えばQuicklookなどで見た場合にも中身が参照できます。また、テキストファイルなので検索置換の扱いもテキストそのもの。なによりリストのコピーペーストが自由です。リストをちょっとメールしたい場合や、他のエディタなどでリストを作ってそれをインポートしたい場合なんかに威力を発揮します。

階層化で適時タスクのブレイクダウンが可能
最後に階層化のブレイクダウンについて。これは特にTaskPaperだからということでもないのですが、普通にテキストファイルのTaskpaperの場合インデントで階層していくのが楽です。基本的にブレストを行う場合は階層化で考えるので、それをそのままタスクリストとできるのは非常に理に適っています。

私はこれまでいくつもGTDツールを試してきていて、いつもこれが最後と思いつつ、不満が出てきて乗り換えるということを繰り返しています。今度のTaskPaperはシンプル設計で、今まで試してきたどのツールよりも融通がきくという印象です。最終的にはシンプルなのが一番ということでしょうか。

GTDの実装にツールを使うのではなく、タスクをどうこなしていくかということにフォーカスしてツールを使うようにならないといつまで経ってもProductivityPornですね。自戒をこめて。

先週の土曜日、関西ライフハック研究会「GTDマスターへの道」に参加してきました。

今回は主催太田さんによるGTD+R2のワークショップという形式で、実際にロディアを使ったGTDの方法を体感することができました。短い時間だったので全体を把握することは正直できなかったのですが、この数年続けてきたGTDについてゼロから考え直すいいきっかけになったと感じています。

セミナーではGTDというのは考え方であって、それをどう実装するかは個人にまかされているところがあるとおっしゃっていましたが、まったくもってその通りです。GTDという考え方と、そのために使うツールというのはコレといったものがないのが現実です。そのなかで最初はRememberTheMiikなどのウェブツール使用したり、そこに飽きたら今度はMacのソフトウェアを使用したりしていました。

紆余曲折を繰り返し、この半年ほどはThingsというMacのアプリケーションに落ち着いていました。iPhoneアプリとの同期を行うことによりポータブルにリストを持ち運ぶことができるというのが魅力的だったのですが、折しもこのセミナーの数日前からiPhoneとの同期がうまく行かなくなっていました。もう一度最初からリストを作り直せばいいのだろうと思っていたのですが、また同じことがあってリストが同期できなくなったらと思うとなかなかやる気になりませんでした。

そんなわけで、Thigsというのは大変よくできたアプリケーションで、ルック&フィールがすごく自分好みではあるのですが、使うのを一時的にやめようかと思っていたところだったのです。

セミナーではGTD+Rというロディアを使ったアナログなGTDの方法論が紹介されていたわけですが、私が感じたのは以下の点です。

面倒くさがってはいけない
気になることをロディアに書き出していって、それをアクションシートに転記するということだたのですが、この転記という作業を私たちは面倒に感じてしまいます。ですが、実際にやってみて思ったのは「これを面倒くさがってはいけない」ということです。
また、実際に紙に書くということで取り消せないという強制力が働くのもデジタルとの大きな違いです。デジタルだと「今日すること」としてマークしたものでも、一瞬でマークを外すことができます。やり直しが楽なのが、この場合先延ばししやすくさせているということはあるように思います。

整理することが目的ではない
なぜGTDにアプリケーションを使いたくなるかというと、おそらく整理が楽だからなんだと思います。タグ付けしたりプロジェクトフォルダをつくって、そこにリストを移動したりとか。しかし、これは諸刃の刃であるとも感じることも時々あります。整理が楽しくて、それが目的になってしまうのです。手段は往々にして目的化してしまうのですが、GTDの本来の目的はその名の通りDoneすることにあるわけで、整理することが目的ではありません。整理することで視界が拓けるというか、見晴らしがよくなるような快感があるのは事実ですが、そのことと仕事を片付けていくということとはまた別の問題です。

常に意識すること
アプリケーションを使っていて不便に思うのは、リストを目に付くところに常に置いておくことができないというところです。他のアプリケーションの背後に隠れてしまうわけです。そうすると「今日中にこれをする」といったことが意識から離れていってしまいます。そして、一日の終わりになって「ああ、これができていなかった」ということになりがちです。
これは例えば時計やカレンダーを常に目に付くところに置くということと同じかもしれません。ずっと見ているわけではないですが、ふとしたときに目にすることで「ああ、もうこんな時間か」とか「ああ、来週は会議だな」とかを意識することができるのです。なのでToDoリストもやはり常に視界のうちにあるべきなのかなと。

プロジェクトはトリガー
ネクストアクションというのはその項目を見て、すぐに行動に移せるものでなければならないということはよく言われるところです。しかし、気になることを頭から追い出したときに、それがすぐにアクション可能な文言であることは稀です。多くは漠然とした複数ステップの塊であることが多いように思います。
GTDではArea Of Responsibilityという、プロジェクトより上位の概念がありますが、これもトリガーです。AORの下にプロジェクトがあって、その下にタスクがあるということです。行動可能か否かということで分けるならばAORもプロジェクトもタスクを抽出するために見返すリストでしかないのかと思うのです。つまり、プロジェクトのリストについては常に目にする必要はなく、週次レビューで見返せればいいのかなと思います。

少しづつ、まめにダンプする
GTDでは最初に2-3時間かけて頭のなかにある気になることをダンプしていくわけですが、これが結構大変なので手を出しにくいという人もいるのではないでしょうか。私自身もこの時間を捻出するのにいつも困ってしまいます。また、どこまでやったらいいのだろうかと不安にもなりがちです。このプロセスが大事なのには間違いないのですが、一度にすることできない場合、少しずつちょっとずつ出していくのも手なのではないでしょうか。
GTD+Rではロディアの一枚一枚に気になることを書いていき、それをシートに転記することで一日にいくつ処理できたかということをカウントするということです。これは是非取り入れたい習慣です。

というわけで、しばらくデジタルツールを離れてアナログでGTDをやってみようと思っています。